Evento Awards > Ajankohtaista

Ajankohtaista

25.02.2015

Tavoitteet selvät ja roolit jaettu

Maaliskuussa koittavan Evento Awardsin järjestelyissä on laitettu iso pyörä pyörimään. Suunnitteluvaiheessa on edetty loppusuoralle, mutta toteutuksen osalta kalkkiviivoille on vielä matkaa.

Evento Awards 2015 -juhlan järjestäjänä toimii Tapahtumantekijät, vuoden 2014 Yritystapahtumasarjan voittaja. Yhteyspäällikkö Kati Korpinen hehkuttaa alkuvuoden tunnelmia. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. – Polkaisimme vuoden käyntiin Evento Awards -aloituskokouksella, jossa hahmotettiin suuntaviivat. Nyt tavoitteet on selvitetty ja roolit jaettu. 

Helsingin Kattilahallissa järjestettävän tapahtuman tuottajana on Arttu Kallio.  – Minä pidän yhteyspäällikkönä huolta isoista linjoista ja asiakassuhteesta. Arttu on vastuussa konkreettisesti siitä, että aikataulut pitävät ja kaikki yksityiskohdatkin tulevat huomioiduiksi. Tuotantovastuu on Artulla, Korpinen kertoo. Toinenkin mielenkiintoinen nimitys on tehty. Nimittäin Axl Smith juontaa palkintojuhlan ja vastaa loppuillan dj-taituroinnista.

Suunnittelutyö on hyvässä mallissa, mutta tehtävää riittäää vielä. Tapahtumantekijät etenevät prosessin toteutusvaiheeseen jakautumalla työryhmiin. Tekninen toteutus ja ennakkotuotanto, kuten esittelymateriaalien koostaminen, ovat to do -listan kärjessä. Tarjoilumenu pitää hahmotella ja henkilökunta rekrytoida. – Suunnitteluvaihe ja toteutus menevät tietysti limittäin uusien tilanteiden ja tiedon myötä. Tällä hetkellä olemme suunnittelun ja toteutuksen käännekohdassa.

Korpinen kertoo, että tämänvuotinen Evento Awards tulee eroamaan viimevuotisesta monin tavoin. Tilat ovat isommat ja osaavia yhteistyökumppaneita on mukana pitkä liuta. – Pyrimme keksimään sellaisia ratkaisuja, jotka kiinnostavat tapahtuma-alan ammattilaisia ja välttämään kaavoihin kangistumista. Tilaisuus tulee olemaan hyvin erinäköinen kuin viime vuonna, sillä moni pieni asia on ajateltu uusiksi, Korpinen paljastaa.

Tapahtumantekijöillä riittää muutakin puuhaa, kuten esimerkiksi Kehäradan avajaiset ja St1 Päivä. – Tapahtumanjärjestämisessä on tärkeintä pysyä jatkuvassa keskusteluyhteydessä yhteistyökumppanien kanssa ja kommunikoida muuttuvista tilanteista. Niin paletti pysyy koossa.